Le calcul des frais kilométriques est très utile dans de nombreux cas : pour vous faire rembourser vos frais kilométriques par votre employeur (ou pour rembourser vos salariés), pour calculer vos indemnités kilométriques si vous êtes à votre propre compte mais surtout pour pour comparer chaque année la déclaration de revenus aux frais réels à l’abattement forfaitaire de 10% !
Utilisez notre outil de calcul des frais kilométriques pour évaluer vos indemnités de déplacement
Comment fonctionne l’outil de calcul des frais kilométriques ci-dessus ?
Le calcul des frais kilométriques dépend de plusieurs paramètres :
- le type de véhicule : voiture, moto ou scooter (moins de 50 cm3)
- pour les autos et les motos, la puissance fiscale du véhicule
- le type de moteur : véhicules thermiques, à hydrogène ou hybrides, ou véhicules électriques
- le nombre de kilomètres parcourus dans l’année
Dans l’outil de calcul des frais kilométriques ci-dessus, il vous suffit de choisir le type de véhicule, le nombre de chevaux de votre véhicule et de sélectionner la distance parcourue pendant l’année fiscale de référence. Puis indiquer vos trajets, et la calculatrice d’indemnité kilométrique vous indiquera alors le montant en euros des indemnités auxquelles vous avez droit.
Si vous souhaitez faire le calcul directement pour l’année entière, vous n’avez aucune obligation de saisir chacun des trajets de l’année : saisissez simplement le total des kilomètres parcourus pendant l’année sur la ligne du 1er trajet !
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Le calcul des frais kilométriques des voitures dépend de la puissance fiscale du véhicule
Le calcul des frais kilométriques des voitures se fait en fonction de la distance parcourue par année fiscale (=année civile), ainsi que de la puissance fiscale de votre véhicule, qui est indiquée sur votre carte grise. A noter : depuis 2013, le barème kilométrique des impôts est plafonné à une puissance fiscale de 7 CV. Par conséquent, les véhicules ayant une puissance fiscale supérieure appliqueront le même barème que les voitures de 7 CV.
Vous trouverez ci-dessous un barème vous indiquant comment calculer les frais kilométriques pour une voiture thermique.
Pour les véhicules électriques, ce barème est majoré de 20%.
Voici deux exemples pour vous aider à comprendre comment les calculs des frais kilométriques fonctionnent :
Exemple 1 : Si vous utilisez une voiture de 6 CV et que vous parcourez 10.000 kilomètres par an pour des raisons professionnelles, vous pourrez prétendre à une indemnité kilométrique de 3550 € (10 000 x 0,355 €) + 1382 € de bonus soit un total de 4932 € à déduire de vos revenus lors de votre déclaration de revenus.
Exemple 2 : Vous utilisez un véhicule de 5CV et vous parcourez 25 000 kilomètres par an pour des raisons professionnelles, vous pourrez prétendre à une indemnité kilométrique de 10125 € (20 000 x 0,405) à déduire de vos revenus lors de la déclaration de revenus.
Il est important de noter que ces barèmes s’appliquent également, la plupart du temps, aux indemnités forfaitaires kilométriques versées par les employeurs à leurs salariés pour les déplacements professionnels effectués avec leur propre véhicule. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, sans aucun justificatif particulier, dans la limite du barème kilométrique.
Voici le barème des frais kilométriques pour une voiture thermique ou hybride
| Puissance fiscale | jusqu’à 5.000 km | de 5.001 à 20.000 km | au-delà de 20.000 km |
|---|---|---|---|
| Jusqu’à 3CV | d (= distance parcourue) x 0,502 | (d x 0,3) + 1007 € | d x 0,35 |
| 4CV | d x 0,575 | (d x 0,323) + 1 262 € | d x 0,387 |
| 5CV | d x 0,603 | (d x 0,339) + 1 320 € | d x 0,405 |
| 6CV | d x 0,631 | (d x 0,335) + 1 382 € | d x 0,425 |
| à partir de 7CV | d x 0,661 | (d x 0,374) + 1 435 € | d x 0,446 |
Les conducteurs de véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20% ce barème de calcul des frais kilométriques
Les calculs de frais kilométriques selon le barème kilométrique des impôts tiennent compte des divers coûts liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels, tels que :
- la dépréciation du véhicule,
- les réparations et l’entretien,
- les coûts des pneumatiques,
- les frais d’achat des casques et protections,
- la consommation de carburant
- les primes d’assurance…
Il est également possible d’ajouter au calcul des frais kilométriques dans le calcul des frais réels les intérêts d’emprunt pour un véhicule acheté à crédit, les frais de péages et les coûts de stationnement.
Ces frais de déplacement déductibles concernent tous les déplacements effectués à titre professionnel, c’est à dire les déplacement que vous n’auriez pas effectués si vous n’aviez pas eu cet emploi :
- les déplacements entre le domicile et le lieu de travail. ATTENTION : vous pouvez déduire AU MAXIMUM un aller retour par jour, de 2 x 40 km de trajet, sauf si vous êtes dans une des situations justifiant une dérogation (mutation professionnelle, motif médical, etc.)
- ainsi que les déplacements pendant les heures de travail pour des motifs professionnels uniquement.
Les calculs des frais kilométriques des motos dépendent aussi de la puissance fiscale
Comme pour les voitures, le calcul des frais kilométriques des motos dépend de :
- leur puissance fiscale (A noter : le barème kilométrique des impôts est plafonné à une puissance fiscale de 5 CV pour les motos. Les motos ayant une puissance fiscale supérieure appliqueront donc le même barème que celles de 5 CV).
- le type de moteur (électrique ou non)
- et la distance parcourue annuellement (par année fiscale, c’est à dire par année civile)
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| 1 ou 2 CV | d * 0,375 | (d * 0,094) + 845 | d * 0,234 |
| 3,4,5 CV | d * 0,444 | (d * 0,071) + 1099 | d * 0,261 |
| plus de 5 CV | d * 0,575 | (d * 0,068) + 1502 | d * 0,325 |
Comme pour les voitures, les conducteurs de moto électrique ont une majoration de 20% sur les frais de déplacement à déduire de leurs revenus.
Voici quelques exemples de calcul des frais kilométriques professionnels pour un déplacement en moto :
- Une personne ayant parcouru 2 000 km en déplacements professionnels avec une moto dont la puissance administrative est de 5 CV peut obtenir la déduction de : 2 000 x 0,404 = 808 €.
- Si 5 000 kilomètres ont été effectués à titre professionnel avec un scooter dont la puissance est de 1 CV, le calcul des frais kilométriques sera de : (5 000 x 0,085) + 768 = 1 193 €.
- Enfin, pour un trajet professionnel de 6 100 km effectué avec une moto dont la puissance fiscale est de 6 CV (donc supérieure à 5 CV), le calcul des frais kilométriques professionnels sera de : 6 100 x 0,295 = 1 799,5 €.
Pour les deux-roues de moins de 50 cm3, le barème kilométrique ne dépend que de la distance annuelle parcourue
Les scooters et deux-roues jusqu’à 50cm3 ont un barème kilométrique spécifique, qui ne dépend que de la distance annuelle parcourue (par année fiscale, c’est à dire par année civile) :
| jusqu’à 3 000 km | de 3 001 à 6 000 km | au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
| d x 0,299 | (d x 0,07) + 458 € | d x 0,162 |
Là encore, les conducteurs de scooter électrique bénéficient d’une majoration de 20% sur les frais kilométriques déduits de leurs revenus.
Voici des exemples d’utilisation de ce barème dans des calculs des frais kilométriques :
- Si un contribuable utilise un vélomoteur pour des trajets professionnels de 2 500 km, il peut bénéficier d’une déduction fiscale de 748,75 € (2 500 x 0,299).
- Si une personne utilise un scooter dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3 pour des trajets professionnels de 5 000 km, elle pourra, aux frais réels, bénéficier d’une déduction fiscale de 938 € (5 000 x 0,07 + 458).
- Si un contribuable utilise un scooter de cylindrée inférieure à 50 cm3 pour des déplacements professionnels de 8 000 km, il peut bénéficier d’une déduction fiscale de 1 296 € (8 000 x 0,162).
A quoi sert de faire le calcul des frais kilométriques ?
Le calcul des frais kilométriques est utile pour savoir combien votre employeur vous doit
Première utilisation de cet outil de calcul des frais kilométriques, si vous êtes salarié(e) et que votre employeur indemnise ces frais selon le barème fiscal : le remboursement de vos notes de frais.
Vous pouvez récapituler ci-dessus chacun de vos trajets professionnels (attention : HORS trajet domicile travail) afin d’en demander le remboursement à votre employeur.
Ces remboursements devront être ajoutés à vos revenus si vous renoncez à l’abattement et déclarez vos frais kilométriques au réel dans votre déclaration de revenus.
Calculer les frais kilométriques est aussi utile pour déclarer ses frais réels aux impôts
Chaque année, lors de la déclaration des revenus, tous les salariés (ainsi que certains dirigeants) bénéficient d’une déduction forfaitaire de 10% pour couvrir certaines de leurs dépenses courantes, en particulier les dépenses de transport. Cette déduction forfaitaire est automatiquement retranchée des salaires et les salariés n’ont donc rien à faire.
Les contribuables qui estiment que la déduction forfaitaire de 10% ne couvre pas leurs dépenses professionnelles réelles peuvent choisir de déduire le montant réel et justifié de ces dépenses en présentant les documents justificatifs. On parle de « déduction des frais réels ». Pour être déductibles, ces dépenses doivent être justifiées, c’est-à-dire effectuées dans le seul but d’acquérir ou de conserver vos revenus professionnels, nécessitées par l’exercice de votre activité salariée, et payées au cours de l’année d’acquisition de vos revenus.
Il est important de noter qu’au sein d’un foyer fiscal, chaque membre peut choisir individuellement de déduire ses frais réels, renonçant ainsi à la déduction forfaitaire de 10%.
Les principales dépenses professionnelles courantes qui peuvent être déduites sont :
- les frais de déplacement du domicile au lieu de travail,
- les déplacements professionnels,
- les frais de repas,
- les frais de documentation et de formation
- les frais d’habillement…
Il est de la responsabilité du contribuable qui choisirait cette option Frais réels de recenser tous les frais liés à son activité professionnelle, tels que les repas, les transports et l’habillement. Il doit ensuite pouvoir justifier ces dépenses en fournissant des factures correspondantes et en attestant que ces dépenses sont nécessaires à son activité professionnelle. Il est également tenu de préparer une liste complète de tous les frais engagés pour les inclure dans sa déclaration de revenus accompagnée d’une note détaillée.
Cela vaut dire notamment que si vous choisissez cette option, vous devez pouvoir justifier au jour le jour des déplacement effectués, de leur motif et de leur kilométrage. C’est là où notre outil de calcul des frais kilométriques intervient : il vous permet de faire mois par mois ou semaine par semaine les calculs des frais kilométriques engagés, et de les conserver en les imprimant afin de pouvoir ensuite présenter la preuve de ces déplacements au fisc 😉
Qui a intérêt à faire le calcul des frais kilométriques pour passer aux frais réels ?
Le calcul des frais kilométriques au réel dans la déclaration de revenus est intéressant essentiellement les contribuables qui effectuent de nombreux déplacements professionnels (comme par exemple les infirmières libérales, les aides à domicile …) ou qui travaillent très loin de leur domicile (attention, vous ne pouvez pas compter plus de 40 km de trajet domicile-travail sauf dans certains cas : mutation professionnelle, difficulté à trouver un emploi dans votre région, raison médicale, etc).
Par ailleurs, plus vos revenus sont faibles, plus vous avez probablement intérêt à passer aux frais réels car l’abattement forfaitaire de 10% est proportionnel aux revenus.
Exemple : vous êtes aide à domicile, vous percevez un salaire de 2500 € par mois (net imposable). L’abattement de 10% représente donc 12 x 2500 x 10% = 3000 €. Vous avez une petite voiture (3 CV) mais êtes amenée à vous déplacer constamment entre les clients. Vous faites 15.000 km par an. Cela représente donc 15.000 km x 0,3 € + 1007 € = 5507 € de déplacements professionnels, soit bien plus que l’abattement de 10% prévu par les impôts. le choix des frais réels va passer votre revenu imposable de 27000 € (c’est à dire 2500 € x 12 mois = 30.000 € moins 10% d’abattement forfaitaire = 27.000 €) à 24.500 €. Comme les deux montants sont situés dans la tranche à 11% d’imposition, vous économisez ainsi 2507 € x 11% = 276 € environ.
Mais attention : ceci n’est intéressant que si vous êtes IMPOSABLE. En effet, cette déduction des frais réels se fait sur les REVENUS imposables. Ce n’est pas un crédit d’impôts.
Pour reprendre l’exemple de l’aide à domicile : si vous percevez 1250 € nets imposables par mois, soit 15000 € par an, la différence sera encore plus importante car vous passerez d’un salaire imposable, au dessus du seuil d’imposition (13500 € après abattement) à un revenu NON imposable (moins de 10.000 € par an) après déduction des frais réels.
MAIS si vous percevez 1000 € de salaire net imposable par mois, vous êtes DEJA non imposable. Il est donc inutile d’essayer de remplacer l’abattement forfaitaire par les frais réels.
Selon les estimations du gouvernement, le fait que les frais réels soient plus intéressants que l’abattement forfaitaire concerne environ 2,5 millions de foyers fiscaux chaque année. Faire ce changement peut permettre de gagner en moyenne 150 euros sur chaque déclaration d’impôt.
Cependant, il est important de noter que les bénéficiaires de cette déclaration aux frais réels renoncent automatiquement à la déduction forfaitaire de 10% offerte par le fisc pour les autres foyers fiscaux. Il est donc important de bien calculer si cette option est avantageuse pour soi avant de faire ce choix. C’est là qu’intervient notre outil de calcul des frais kilométriques 😉 Il vous permet de comparer les deux options : frais réels ou abattement forfaitaire et de choisir la plus adaptée à votre situation.
Que peut-on ajouter au calcul des frais kilométriques pour la partie « transport » quand on déclare aux frais réels ?
Vous souhaitez déclarer vos frais réels dans votre déclaration de revenus ?
Dans ce cas, en plus des calculs des frais kilométriques ci-dessus, n’oubliez pas d’ajouter :
- les intérêts d’emprunt si votre véhicule a été acheté à crédit : ces intérêts vont varier tous les ans donc il faudra bien consulter le tableau d’amortissement de votre crédit auto pour voir les montants de ces intérêts chaque année. ATTENTION : vous ne pouvez déduire ces intérêts qu’au pro-rata de l’usage de votre véhicule. Si par exemple votre voiture roule 20.000 km par an, dont 10.000 à titre professionnel, vous ne pouvez compter dans vos frais réels que 10.000/20.000 = 50% des intérêts de votre crédit auto.
- les frais de péages : il faut évidemment garder les justificatifs de chacun de vos déplacements professionnels pour pouvoir les déduire (tickets de péage, factures de télépéage, …)
- et les coûts de stationnement : il faut de même garder des preuves de chacun de ces stationnements (tickets de parking, factures d’une application de stationnement, etc.)
Attention : si votre employeur a déjà remboursé tout cela, il faut AJOUTER le montant de ces remboursements à vos revenus déclarés aux impôts avant de déduire vos frais réels. Ce qui revient à … ne pas les déduire 😉
Il n’est pas nécessaire de scanner et de joindre les justificatifs à votre déclaration de revenus. Il faut en revanche les conserver pendant quatre ans puisque les impôts peuvent vous demander les preuves détaillées de vos dépenses dans le cadre d’un contrôle fiscal jusqu’au 31 décembre de la troisième année qui suit la perception des revenus.
