L’impôt sur le revenu est une obligation annuelle pour les particuliers en France, et il peut être difficile de comprendre et de faire le calcul des frais réels impôts qui peuvent être déduits pour réduire le montant dû. Pour aider les contribuables dans cette tâche, nous présentons ci-dessous une calculatrice de frais réels simple et facile à utiliser. Cet outil vous permet de faire des estimations précises et personnalisées des frais réels qui peuvent être déduits dans le cadre de l’impôt sur le revenu, en se basant sur vos dépenses et les critères fiscaux. Il suffit de saisir les dépenses, et la calculatrice déterminera le montant de vos frais réels.
L’outil de calcul des frais réels ci-dessous facilite la tâche
Vous ne savez pas faire le calcul des frais réels engagés dans le cadre de votre activité professionnelle ? La calculette Frais réels ci-dessus va vous aider. Remplissez simplement les champs qui vous concernent et elle fait le calcul des frais réels pour vous 😉
Dans cet article, vous trouverez
Que sont les frais réels ? A quoi sert de les calculer ?
Les frais réels sont des dépenses que vous avez dû effectuer dans le cadre professionnel
Les frais réels sont les dépenses effectuées dans le cadre d’une activité professionnelle qui peuvent être déduites de ses revenus imposables. Ils incluent les dépenses nécessaires pour exercer son activité professionnelle, telles que les frais de déplacement, de repas, de téléphonie, de formation, etc. Pour être considérés comme des frais réels et donc être déductibles fiscalement, ils doivent répondre à certaines conditions.
Tout d’abord, les frais réels doivent être réels, c’est-à-dire qu’ils doivent avoir été effectivement engagés et être en lien direct avec l’activité professionnelle exercée. Ils doivent également être justifiés par des factures, des reçus ou des bons de dépenses.
De plus, les frais réels ne doivent pas avoir été remboursés par l’employeur ou couverts par une autre indemnité. Ils ne doivent pas non plus être considérés comme des avantages en nature ou des indemnités forfaitaires, qui sont déjà compris dans les rémunérations perçues.
Enfin, les frais réels doivent être raisonnables et proportionnés aux activités exercées. Par exemple, les dépenses importantes pour des biens de luxe ne seront pas considérées comme des frais réels admissibles.
En résumé, pour être considérés comme des frais réels et être déductibles fiscalement, les dépenses doivent être en lien direct avec l’activité professionnelle, être justifiées, ne pas être remboursées, et être raisonnables et proportionnées.
Pour opter pour la déduction des frais réels, vous devez inscrire le montant de ces frais dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration de revenus, accessibles à l’étape 3 de votre déclaration en ligne
Le calcul des frais réels peut vous permettre de réduire votre impôt sur le revenu
Et oui c’est là toute l’utilité du calcul des frais réels. En effet, par défaut, l’administration fiscale considère que les frais engendrés par le fait d’exercer un emploi représentent 10% de votre revenu imposable et applique donc un abattement forfaitaire de 10% sur celui-ci.
Par exemple, si vous percevez un salaire net imposable de 24.000 €, l’administration déduira 10% x 24.000 € = 2400 € de celui-ci avant de calculer l’imposition due. C’est à dire que les impôts seront calculés sur 21600 € et non 24.000 €
Mais, si vos frais réels sont plus élevés que cela, vous avez la possibilité de renoncer à cet abattement forfaitaire de 10% et de lister les frais que vous avez réellement supportés dans le cadre professionnel. Pour ce faire, remplissez lors de votre déclaration annuelle de revenus la case 1AK en indiquant le montant total des frais réels supportés. Lors de la déclaration en ligne, vous serez invités à fournir les détails de votre calcul pour déterminer le montant indiqué dans la case 1AK. Il n’est pas nécessaire de fournir des justificatifs, mais il est important de les conserver pendant trois ans en cas de contrôle.
Ces frais réels que vous aurez déclarés ne sont pas déduits directement de votre impôt, malheureusement. Ils sont déduits de votre REVENU IMPOSABLE
Et oui, les frais réels ne sont pas déduits du montant dû au titre de l’impôt sur le revenu (dommage), mais de votre revenu imposable, sur lequel est appliqué les tranches d’imposition.
Autrement dit déclarer des frais réels fait plus ou moins baisser votre impôt en fonction de votre tranche marginale d’imposition, et en fonction des 10% évidemment.
Prenons un exemple concret : vous percevez 24.000 € nets imposables par an. Votre métier d’infirmière à domicile vous amène à vous déplacer beaucoup, à prendre vos repas à l’extérieur régulièrement et nécessite une blouse blanche. Tous ces coûts cumulés vous amènent à un calcul des frais réels de 3.000 € par an. Votre revenu imposable va donc passer de 24.000 € – 10% = 21.600 € à 24.000 – 3000 = 21.000 €
Soit 600 € de moins que le calcul des 10% de 24000 €. Votre tranche marginale d’imposition est de 11%. Déclarer les frais réels vous permet donc d’économiser 11% de 600 € = 66 €
Déclarer votre calcul des frais réels au lieu de bénéficier de l’abattement de 10% peut même parfois vous permettre de supprimer votre impôt !
En effet comme ce montant est déduit de votre revenu imposable, le calcul des frais réels peut parfois vous faire passer sous la barre des revenus imposables, et ainsi vous permettre de ne pas payer d’impôts (même si ce cas reste assez rare). Il peut en tout cas, s’il est plus élevé que 10% de vos revenus, vous assurer de réduire le montant de votre impôt sur le revenu.
Il est particulièrement important d’examiner attentivement les frais réels si vous avez des revenus modestes
Il est en effet plus facile de dépasser avec les frais réels 10% de 20 000 € que de 60 000 €. Les contribuables qui gagnent moins de 30 000 € ont souvent un avantage fiscal à choisir le calcul des frais réels plutôt que l’abattement de 10%.
Même si vous ne payez pas d’impôt, il est toujours important d’examiner les frais réels. En réduisant les frais réels, vous pouvez en effet réduire leur revenu fiscal de référence, ce qui peut vous permettre de bénéficier d’avantages tels que l’exonération de la taxe d’habitation ou l’octroi de certaines aides sociales. Faites le calcul des frais réels, on ne sait jamais 😉
Comment est fait le calcul des frais réels des impôts ?
Les frais réels sont l’addition de beaucoup de type de frais différents. Dans le calcul des frais réels, on fait donc le point sur chaque élément avant d’ajouter tous les montants. A savoir :
- les frais de transport : frais kilométriques mais aussi frais de péage et de stationnement
- les frais de repas
- les frais de télétravail
- les frais vestimentaires
- les frais de formation et de documentation
- les frais de déménagement ou de double résidence
- les autres frais
Détaillons ces éléments un par un pour expliquer le calcul des frais réels des impôts
Les frais de transport pris en compte quand on calcule les frais réels sont principalement les frais kilométriques
Les frais de transport sont composés de 4 éléments distincts :
- les frais kilométriques. Ce sont les kilomètres effectués avec votre voiture personnelle soit pour vous rendre au travail ou en revenir, soit dans le cadre de déplacements professionnels. Ils varient en fonction de 3 critères : le type de véhicule, la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus annuellement. La calculette ci-dessus vous fait ce calcul automatiquement. Si vous souhaitez des détails, rendez-vous sur notre page de calcul des frais kilométriques
- les frais de stationnement. Attention vous devez comme pour tous les frais réels calculés ici conserver les preuves de ces frais pendant 3 ans
- les frais de péage. Idem, conservez les justificatifs
- et enfin, si vous avez dû emprunter pour acheter votre véhicule, les intérêts de l’emprunt auto ou moto. Attention, vous devez déduire ces intérêts au prorata de l’usage professionnel de votre moto ou de votre voiture. Si par exemple, vous utilisez votre véhicule pour le travail 60% du temps (et des kilomètres), vous pouvez compter en frais réels 60% de vos intérêts d’emprunt de l’année.
Attention comme indiqué ci-dessus, si ces frais ont été remboursés par votre employeurs, vous ne devez pas les déduire.
Les frais de repas dépendent de votre obligation de déjeuner à l’extérieur
Pour déduire vos repas de votre revenu imposable dans le cadre des frais réels, en tant que salarié, vous devez être en mesure de prouver que votre activité professionnelle vous contraint à manger hors de votre domicile en raison, par exemple, de vos horaires de travail ou de la distance entre votre domicile et votre lieu de travail.
Pas de cantine au bureau ? 😉 Si vous n’avez pas accès à un mode de restauration collective sur votre lieu de travail ou à proximité, vous avez deux options :
- Si vous avez des justificatifs complets (factures), vous pouvez déduire la différence entre le coût réel de votre repas et la valeur forfaitaire d’un repas pris à la maison, qui est fixée à 5,2 € pour 2023. Toutefois la valeur du repas ne doit pas dépasser 20,2 € en 2023. Autrement dit vous ne pouvez pas compter plus de 15 € par repas
- Si vous n’avez pas de justificatifs, vous pouvez déduire la valeur forfaitaire de 5,2 € par repas.
Si vous avez accès à un mode de restauration collective sur votre lieu de travail ou à proximité, vous avez la possibilité de déduire la différence entre le coût du repas pris à la cantine et le coût d’un repas pris à la maison, évalué forfaitairement à 5,2 € pour 2023, si vous avez des justificatifs.
Si vous bénéficiez de tickets restaurant, vous devez déduire la participation de votre employeur à ces chèques restaurant de la valeur du repas, en PLUS de la valeur forfaitaire du repas pris à domicile.
Voici quelques exemples pour illustrer ce calcul des frais réels de repas :
- Vous n’avez pas de cantine et déjeunez tous les jours à la brasserie du coin. Leur plat du jour à 13 € vous convient parfaitement. Comme vous ne bénéficiez pas de tickets restaurant, vous pouvez déduire : 13 € – 5,2 € = 7,8 € par jour dans le calcul des frais réels
- vous bénéficiez de tickets restaurants d’une valeur de 12 €, payés à 50% par votre employeur. Vous déjeunez dans la même brasserie que ci-dessus. Vous pouvez donc déduire : 13 € – 5,2 € – 12 € x 50% = 1,8 € par jour
- vous déjeunez tous les jours à la « cantine de la boîte » pour 8 €. Vous pouvez déduire : 8 – 5,2 € = 2,8 € par jour dans le calcul des frais réels des impôts
- vous n’avez ni cantine, ni tickets restaurants et allez tous les jours au restaurant du coin où vous payez 9 €.
Vous avez alors deux options :
1) vous comptez un repas forfait : 5,2 € par jour
2) vous faites le calcul des frais réels de repas : 9 – 5,2 = 3,8 € par jour.
Il paraît logique dans ce cas de choisir la première solution, il ne sera donc pas nécessaire de conserver les factures.
Comme vous l’avez compris, si vous avez une cantine sur place ou si votre employeur fournit des tickets restaurants, la déduction des frais de repas pour les impôts ne vous concerne généralement pas. Cependant, si ce n’est pas le cas, vous pouvez ajouter 5,2 € par jour travaillé au calcul des frais réels, notamment des frais kilométriques que vous avez déjà effectué.
Les frais de télétravail peuvent être forfaitaire ou réels
Comment faire le calcul des frais réels de télétravail ? La question qui ne se posait pas il y a encore quelques années concerne désormais beaucoup de salariés !
Pour plus de simplicité, utilisez notre calculette de frais de télétravail
Qui peut légitimement intégrer le télétravail dans le calcul des frais réels ?
Attention toutefois : tout le monde ne peut pas déduire des frais de télétravail.
Avant de compter les coûts du télétravail dans le calcul des frais réels, il faut vous poser deux questions :
- Ma profession permet-elle la déduction des frais relatifs au télétravail ?
- Ai-je été dans l’obligation de travailler à domicile ?
En effet le fisc précise que sont éligibles à cette déduction fiscale des frais de télétravail les salariés qui répondent aux TROIS conditions suivantes :
- qui ont besoin d’un bureau spécifique chez eux. Le fisc précise par exemple que sont concernés au premier chef les enseignants, les journalistes, les musiciens, … Mais on peut considérer aujourd’hui que c’est le cas de tous les salariés qui télétravaillent.
- qui n’ont pas la possibilité de travailler sur leur lieu de travail. Cela veut dire concrètement que vous ne pouvez ajouter le télétravail au calcul des frais réels que si votre employeur EXIGE de votre part le télétravail.
- qui affectent une pièce ou un espace chez eux à des fins professionnelles. Cela paraît évident dès lors que vous télétravaillez à votre domicile qu’un espace est affecté à ce télétravail 😉 Mais cela veut dire en réalité qu’il faudra compter un prorata de l’affectation de cet espace aux aspects professionnels
Comment calculer les frais de télétravail ?
Si votre employeur ne vous a versé aucune prime télétravail et que vous souhaitez intégrer les frais de télétravail dans le calcul des frais réels, le fisc vous propose deux options :
- soit vous optez dans le calcul des frais réels pour une déduction forfaitaire des frais de télétravail, à hauteur de 2,6 € par jour de télétravail en 2023
- soit vous optez le montant exact des frais de télétravail engagés si cela vous est plus avantageux (Pour plus de simplicité, utilisez pour cela notre calculatrice des frais de télétravail).
Si votre employeur vous a versé une prime télétravail :
- soit vous renoncez à intégrer les frais de télétravail dans le calcul des frais réels (même si vous continuez à déclarer votre autres frais professionnels : frais kilométriques, repas, etc). Dans ce cas, la prime versée par l’employeur est à DEDUIRE directement de votre revenu imposable (vérifiez que votre employeur ne l’a pas déjà déduite avant de le faire)
- soit le calcul des frais réels de télétravail est plus favorable que la prime de votre employeur. Auquel cas, cette prime est à prendre en compte dans votre revenu imposable et vous pouvez en parallèle intégrer vos coûts réels de télétravail dans le calcul des frais réels totaux déclarés aux impôts.
ATTENTION : comme nous allons le voir ci-dessous, les frais de télétravail peuvent grimper très vite. Avant de les déduire, il vaut donc mieux vérifier que vous êtes bien concernés par cette déduction. Si vous avez un doute, il suffit de poser la question au fisc depuis votre espace en ligne pour savoir s’il autorise la déduction des frais de télétravail dans votre cas.
Quels sont les frais réels de télétravail à prendre en compte ?
Votre pièce de télétravail est prise en compte au prorata dans le calcul des frais réels
Pour déduire les frais liés à un local ou une pièce utilisée à des fins professionnelles, il est important de déterminer le pourcentage de la surface de cette pièce par rapport à l’ensemble de votre habitation. Par exemple, si vous avez un bureau de 10 m² dans une maison de 100 m², le pourcentage serait de 10%. Si vous avez un petit studio, le pourcentage déterminé ne doit pas dépasser 50%.
Vous devez également si cette pièce n’est pas dédiée à votre activité de télétravail mais utilisée aussi à des fins personnelles, prendre en compte le pourcentage de temps d’utilisation. C’est à dire par exemple diviser le nombre de jours annuels de télétravail par le nombre de jours de l’année (c’est ce que fait notre outil de calcul des frais réels ci-dessus)
Ces deux éléments vous permettent de calculer le pourcentage à prendre en compte pour les frais de télétravail.
Exemple : vous avez un bureau de 15 m2 dans votre appartement de 90 m2 et vous télétravaillez 3 jours par semaine, 44 semaines par an en moyenne (avec les congés, les RT, les jours fériés). Le pourcentage de vos charges à prendre en compte au titre du télétravail est donc : 15/90 x (3 * 44 / 365) = 6%
Autre exemple : vous êtes VRP et n’avez aucun bureau fourni par l’entreprise. Et votre bureau n’est pas utilisé par le reste de votre famille, il est dédié à votre activité professionnelle. Dans ce cas vous pouvez compter 100% du temps x 15/90 = 17%
Une fois ce pourcentage établi, vous pouvez alors déduire les charges suivantes au prorata :
- les travaux effectués,
- la taxe foncière et la taxe d’habitation,
- les loyers et charges de copropriété,
- les dépenses courantes telles que le chauffage, l’électricité, le ramonage, les frais de nettoyage, etc.
- les intérêts d’emprunt si vous avez contracté un prêt pour réaliser des travaux dans la pièce, etc.
ATTENTION : si vous êtes propriétaire de votre logement, il n’est pas possible de déduire l’emprunt ou les intérêts de l’emprunt immobilier.
Vous pouvez aussi prendre en compte le matériel, les meubles, etc
Et oui, le calcul des frais réels de télétravail ne s’arrête pas là. Car logiquement, pour télétravailler vous pouvez avoir besoin de matériel informatique (imprimante par exemple), de petit matériel de bureau (agrafeuse, stylos, etc,), de meubles pour stocker vos dossiers professionnels, etc. Le fisc le comprend et vous autorise à le déduire.
Si le prix unitaire de chaque objet est inférieur à 500 €, il peut être inclus directement dans les frais réels. Si le prix dépasse 500 €, une annuité doit être déduite sur plusieurs années. Par exemple, le coût d’un ordinateur peut être amorti sur trois ans. Si une annuité ne peut pas être calculée, seule la dépréciation est déductible c’est à dire la différence entre prix d’achat et valeur au 31 décembre de l’année.
Bien entendu, ces achats doivent être en lien direct avec la profession et réservés uniquement à cet usage. Si l’utilisation n’est pas exclusive, c’est à dire si une partie de ce matériel est aussi utilisée dans votre vie personnelle, une partie du coût seulement sera déductible, au prorata de l’usage professionnel.
Par exemple, si vous achetez un ordinateur 1500 €, et le destinez à moitié au travail et à moitié aux affaires personnelles, vous pouvez compter pour cet achat 750 € dans le calcul des frais réels. Mais comme ce montant dépasse 500 €, vous devrez l’amortir sur 3 ans c’est à dire déclarer 750/3= 250 € par an. Par contre l’agrafeuse payée 30 € et l’imprimante payée 400 € peuvent être prises en compte directement dans les frais de l’année.
Vous déménagez pour le travail ? Déduisez les frais
Vous déménagez pour des raisons professionnelles ?
Lorsqu’un nouvel emploi ou une mutation professionnelle nécessite un déménagement, une nouvelle catégorie de frais réels peut être déduite des impôts : les dépenses de déménagement.
Cela inclut : le transport des personnes, les frais pour transporter les cartons et les paiements à une société de déménagement.
ATTENTION : si ces frais ont été pris en charge par votre employeur, impossible de les prendre en compte dans le calcul des frais réels des impôts.
Pour les transports de personnes ou de cartons faits dans votre voiture personnelles, utilisez le barème kilométrique habituel pour connaître le montant déductible. Il est important de conserver la facture si vous faites appel à une société de déménagement.
Gardez à l’esprit que les jurisprudences ont clairement indiqué qu’il est interdit de déduire les frais d’équipement de la nouvelle maison tels que les travaux d’aménagement, les nouveaux meubles, etc
Les frais de double résidence peuvent être aussi déduits
En tant que salarié, vous pouvez être amené à vivre à un endroit différent de votre résidence principale pour des raisons professionnelles. Cela peut entraîner des dépenses supplémentaires que vous pouvez déduire de vos impôts.
Les frais déductibles comprennent principalement :
- Les frais de logement tels que le loyer et les dépenses annexes (assurance, taxe d’habitation, abonnements d’eau, d’électricité, d’internet, etc.) liés au logement où vous vivez pour des raisons professionnelles ;
- Les dépenses supplémentaires de repas ;
- Les frais de transport pour vous rendre à votre domicile familial, à raison d’un aller-retour par semaine (SNCF, voiture, avion dans certains cas où l’utilisation ne répond pas à des convenances personnelles, par exemple si le voyage en train est très long).
Si, pour des raisons professionnelles, vous êtes obligé de maintenir une double résidence sur le long terme, les frais liés à l’acquisition d’un logement (par exemple les intérêts d’un prêt immobilier) peuvent également être déductibles
Enfin divers frais peuvent aussi être déduits : habillement, formation, recherche d’emploi, etc.
Les frais d’habillement peuvent être déduits si et seulement si ils sont spécifiques à votre profession ou métier : « … les contribuables qui ne sont pas tenus par leur profession au port de vêtements spéciaux mais portent des vêtements d’un usage courant, ne peuvent déduire de dépenses à ce titre ». C’est le cas par exemple des bleus de travail des ouvriers, ou des blouses des infirmières mais pas des costumes des agents immobiliers. Autrement dit, les salariés ne peuvent pas déduire leurs vêtements de ville puisqu’ils ne sont pas portés uniquement dans le cadre professionnel. Vous ne pouvez donc prendre en compte dans le calcul des frais réels que :
- l’achat de vêtements SPECIFIQUES pour le travail, qui ne peuvent pas être portés en dehors du travail
- l’entretien et le blanchissage de ces vêtements
Il n’est pas possible non plus de déduire les frais de coiffeur ou de maquillage.
Le fisc autorise dans le calcul des frais réels la prise en compte des coûts de formation si celle-ci a pour objectif de trouver, conserver ou améliorer un emploi. Il est donc possible de déduire des frais d’inscription, de déplacement, d’impression et d’envoi de documents ainsi que les dépenses auprès d’organismes tels que le CNED, tout cela si votre employeur n’a évidemment pas payé la formation (ou si elle n’est pas faite dans le cadre du CPF). Vous pouvez aussi ajouter dans votre calcul des frais réels des frais de documentation, si vous avez par exemple acheté un livre en rapport avec votre emploi.
Les frais liés à la recherche d’emploi ou aux stages peuvent aussi être pris en compte dans le calcul des frais réels, y compris les coûts d’impression de CV/lettres de motivation, les déplacements pour des entretiens avec le barème kilométrique, et les frais de téléphone/envoi de courriers. Même si vous n’êtes pas imposable, ces déductions peuvent vous aider à réduire votre revenu fiscal de référence, ce qui peut alléger votre taxe d’habitation et augmenter vos aides sociales telles que le RSA et les allocations logement.
